Wie können Speditionskunden ohne feste bidirektionale Schnittstelle Transportlabels selbst erstellen und vor der Warenabholung anbringen?
Diese Frage stellte sich dem Team von Köster & Hapke als ein mittelständischer Versender einen neuen Standort eröffnete, an dem seine eigene Software diese Möglichkeit nicht bot. Auch das Auftragserfassungssystem der Spedition konnte zum damaligen Zeitpunkt lediglich Aufkleber für manuell erfasste Aufträge ausgeben. Einzelne Kunden von Köster & Hapke beauftragen über 100 Sendungen pro Tag, was einen enormen manuellen Erfassungsaufwand darstellt.
Um das hohe Sendungsaufkommen bewältigen zu können, sollte eine neue webbasierte Auftragserfassungslösung auch den filebasierten Datenimport und anschließenden Labeldruck beherrschen. Damit ist es möglich:
- Auftragsdaten ohne Schnittstelle elektronisch zu verarbeiten
- Labels individuell und selbständig zu drucken
- Packstücke vor der Abholung auszuzeichnen
So beschleunigen sich die Abläufe in der Transportbearbeitung für die Spedition und ihre Kunden.
Über die gesamte Prozesskette hinweg ergibt sich eine Zeitersparnis von ca. 25 %. Eine win-win Situation für unsere Kunden und Köster & Hapke zu gleichen Teilen, so Sabine Fügner, Vertriebsleiterin und Sebastian Streibel, Projektleiter Köster & Hapke.
Mit active weborder hat Köster & Hapke nun einen durchgängig transparenten Prozess geschaffen, der von der Auftragserfassung bis zur Übermittlung des Ablieferbelegs reicht. Mit der Software, die an das selbst entwickelte Transportmanagementsystem (TMS) der Spedition angeschlossen ist, können Versender ihre Auftragsdaten per csv-Datei in die Anwendung importieren. Darüber hinaus haben sie die Möglichkeit, Vorlagen für individuelle Transportlabels zu erstellen und dabei beispielsweise ihr eigenes Logo einzubinden ohne dass dafür Programmierarbeiten erforderlich sind. Darüber hinaus können sie auch die Codeliste für ihre Aufträge selbst bearbeiten und so die Zusammenarbeit mit der Spedition flexibel weiterentwickeln. Sie profitieren zudem von den komfortablen Möglichkeiten für das Transport-Monitoring, die active weborder bietet.
Dazu gehören unter anderem Übersichten zum aktuellen Stand der Transportaufträge und Sendungen sowie ein Rechercheportal für Endkunden sowie Schnittstellen für die Einbindung in Shop-Systeme. Zudem empfängt und archiviert der ebenfalls angeschlossene Service active archive auch die Ablieferbelege (POD) und stellt sie zum Download bereit.
Über die bestehenden Funktionalitäten dieses Services hinaus hat active logistics für Köster & Hapke eine Validierungsfunktion für Frankaturen sowie viele weitere Informationen aus dem Auftrag implementiert. Diese erkennt widersprüchliche Servicekombinationen und verhindert ihre Buchung. Zum Beispiel fällt nun rechtzeitig auf, wenn ein Kunde für den „Next Day“-Transport auch eine Avisierung buchen will. Das steigert die Datenqualität erheblich und vermeidet unnötige Rückfragen beim Kunden. Mit diesen Möglichkeiten sparen sich die Spedition und ihre Kunden jeweils rund eine Stunde Bearbeitungszeit im Büro und in der Umschlaghalle durch die schnellere Datenerfassung und die Vermeidung von Fehlern. „Obwohl wir nur eine Lösung für den Einzelfall gesucht hatten, sind wir von active weborder so überzeugt, dass wir es nun für alle unsere Kunden einsetzen, weil es einen so viel besseren Kundenservice ermöglicht“, berichtet Sebastian Streibel, Projektleiter und Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst von Köster & Hapke.
„Auftragsdaten importieren, individuelle Vorlagen gestalten, Labels drucken, Benachrichtigungen versenden: active weborder kann viel mehr, als wir gesucht haben. Jetzt profitieren unsere Kunden von diesem zusätzlichen Service.“ Sabine Fügner, Vertriebsleiterin, Sebastian Streibel, Projektleiter Köster & Hapke.
